معرفی اپلیکیشن مدیریت پروژه Asana و نحوه کار با آن
(نویسنده)
آسانا (Asana) یک اپلیکیشن مبتنی بر وب است که گروهها و تیمها را سازماندهی کرده و همگام نگه میدارد. با ایجاد یک لیست وظیفه مشترک، همه اعضا میتوانند کارهایی که باید برای رسیدن به هدف مشخصشده انجام دهند را مدیریت کنند. آسانا در حقیقت یک اپلیکیشن مدیریت پروژه است. ما در این مطلب قصد داریم به معرفی اپلیکیشن Asana بپردازیم پس با برتر دیجیتال همراه شوید.
آسانا یک ابزار مدیریت پروژه عالی برای افرادیست که به نوعی نرم افزار نیاز دارند که بتواند وظایف مهم و ضروری مرتبط با کسبوکار خود را که باید در یک بازه زمانی مشخص انجام دهند، پیگیری و مدیریت کند. Asana یک اپلیکیشن مدیریت پروژه است که به شما و تیمتان کمک میکند تا سازماندهی شوید و خود را برای هر چیزی آماده کنید.
شما با استفاده از این ابزار میتوانید کارها و وظایف مختلف خود را پیگیری کنید. فهرستهای پیشرفته To-do (کارهایی که باید انجام دهید) ایجاد کنید و وظایف موردنیاز را سازماندهی کنید. به طور خلاصه، آسانا میتواند تمام کارهایی که برای اداره یک کسب و کار نیاز است را انجام دهد. در ادامه درباره ویژگیها و امکانات اپلیکیشن Asana صحبت میکنیم.
Asana چیست؟
آسانا همچون دیگر اپلیکیشن مدیریت پروژه و کار، به تیمها امکان سازماندهی، همکاری، برنامهریزی و اجرای وظایف را فراهم میآورد. این برنامه به عنوان یک همراه عالی برای غلبه بر چالشها و نظارت روی ضربالاجلها (دِدلاین) عمل میکند.
نرم افزار آسانا یک ابزار مدیریت کار و همکاری مبتنی بر وب است که آشفتگی کار با ایمیل را از بین میبرد و همه وظایف را به صورت یکپارچه گردآوری میکند. تیمهای مختلف میتوانند از Asana برای پیگیری همه وظایف، همکاری با دیگر اعضای گروه، تبادل فایلهای مرتبط و موارد دیگر استفاده کنند.
شرکتهای مطرحی همچون Deloitte، Airbnb، پینترست و دراپباکس به صورت گسترده از این ابزار استفاده میکنند. آسانا به دلیل ویژگیهای متعدد خود برای مدیریت پروژه و همکاری تیمی در بین غولهای تکنولوژی محبوب شده است. این نرم افزار توسط میلیونها نفر در ۱۹۵ کشور دنیا استفاده میشود و محبوبیت آن روز به روز در سطح جهان گسترش مییابد.
اپلیکیشن Asana برای مدیریت پروژه؛ چگونه کار میکند؟
افراد و تیمها میتوانند از آسانا برای تقسیم کارهای بزرگ به وظایفِ قابل مدیریت بهره ببرند. این برنامه یک ابزار جامع مدیریت کار است که به شما امکان میدهد: پیشرفت پروژه و وظایف را پیگیری کنید، فایلها، نظرات و یادداشتها را به اشتراک بگذارید و ضربالاجلها را پیگیری کنید.
نرم افزار موردبحث یک روش مدرن برای همکاری تیمی و مشترک است. همانطور که پیشتر ذکر کردیم، آسانا یک اپلیکیشن مدیریت پروژه است؛ که دارای ویژگیهای خاصی نظیر پروژهها، فضای کاری، وظایف و بخشهایی برای مدیریت پروژهها و کارهای مربوط به چند مشتری و تیمهای مختلف است.
آسانا عمدتاً برای تیمهایی طراحی شده است که زمان کمی را به نوشتن ایمیل، جلسات و کار روی وظایف محولشده اختصاص میدهند. اپلیکیشن مدیریت پروژه آسانا به کاربران خود کمک میکند تا سریعتر کار کرده و اهداف جالبی را دنبال کنند.
فضاهای کاری (Workspaces)
فضاهای کاری چیزی نیست جز، ناحیههای کاری مشترک که کاربران میتوانند از طریق آن در کارها و پروژهها با یکدیگر همکاری کنند. این قسمت، پایههای اصلی اپلیکیشن Asana محسوب میشود. شما میتوانید به طور جداگانه برای مشتریان یا تیمهای مختلف، فضاهای کاری ایجاد کنید.
پروژهها (Projects)
پس از فضاهای کاری، فضایی خواهید داشت که یک سری از پروژهها را به نمایش میگذارد. آنها واحدهای اصلی سازمان شما شمرده میشوند که میتوانند به صورت خصوصی یا عمومی قابل رویت باشند. شما میتوانید رنگ مشخصی برای آنها در نظر بگیرید. پروژهها را میتوان بر اساس برچسبها، افراد حاضر در پروژه و اولویت فیلتر کرد.
وظایف (Tasks)
این بخش از سازماندهی کارها در آسانا همان فهرست کارهایی که باید انجام داد یا اصطلاحاً To-do Lists همچون نرم افزارهای مشابه است. شما میتوانید وظایف جدیدی ایجاد کنید. اطلاعات مختلفی را وارد آنها کنید و حجم کاری خود را متعادل نگه دارید.
تقویم (Calendar)
بخش تقویم در Asana به شما این امکان را میدهد تا کارهای در دست انجام خود را مشاهده کنید. شما میتوانید به سرعت بین حالت «مشاهده بهصورت لیست» و «مشاهده تقویمی» در تقویم آسانا جابهجا شوید تا بتوانید موعد مقرر انجام هر کاری را ببینید.
ویژگیهای اپلیکیشن Asana
در این بخش، مهمترین ویژگیها و امکانات برنامه آسانا را مرور میکنیم تا به آگاهی بیشتری درباره آن برسید.
ابزارهای ارتباطی
صندوق ورودی (Inbox) به پیگیری همه پیامها و وظایف مرتبط با آنها کمک میکند. شما حتی میتوانید وظایف مختلف را به پیامهای خود پیوست کنید و از گفتوگوهای پروژه جهت ادامه بحثهای جاری بهره ببرید. از سوی دیگر، امکان الصاق تصاویر و فایلهای PDF نیز وجود دارد. هر نظری که ارسال میکنید میتواند به یک وظیفه تبدیل شود؛ بنابراین باقی اعضای تیم متوجه میشوند که چه چیزی باید اصلاح شود.
روشهای مختلف برای مشاهده کار در اپلیکیشن مدیریت پروژه آسانا
از آنجایی که برنامه Asana اساساً برای همسانی بین نیروی کار شما طراحی شده است، راههای مختلفی جهت مشاهده وظایف و پروژهها ارائه میدهد:
- فهرست (List): وظایف خود را با قالب Grid (همچون صفحه شطرنج) مشاهده و گروهبندی کنید.
- وظایف من (My Tasks): از اینجا میتوانید همه وظایف خود را در قالب فهرست To-do مشاهده کنید.
- تقویم (Calendar): فهرستی از کارهایی که باید در یک زمان مشخص انجام شوند را نشان میدهد.
- تخته (Board): وظایفِ آتی شما را به سبک تابلو اعلانات نشان میدهد.
- صندوق ورودی (Inbox): این قسمت شامل فهرستی از مکالمات شماست.
- فایلها (Files): همه فایلهایی که در یک پروژه بارگذاری میشوند را گروهبندی میکند.
ابزارهای مدیریت و گزارشدهی
اگر مدیر یک تیم هستید، ابزارهای گزارشدهی آسانا قطعاً به کار شما خواهد آمد. این ویژگی پیگیری وضعیت پروژهها را آسان میسازد و هنگامی که نیاز باشد، بروزرسانی یادآوریها را ارسال میکند. شما همچنین میتوانید «اهداف» پروژه را در یک صفحه برای همه مشخص کنید. امکان مشخص کردن «نقاط عطف» برای ایجاد انگیزه و تشویق به تلاش بیشتر نیز وجود دارد.
مدیران تیم میتوانند از بروزرسانیهای وضعیت برای پروژهها و کارها جهت برقراری سریع ارتباط با تیم خود استفاده کنند. از قسمت پیشخوان (Dashboard) میتوان برای مشاهده کلی وضعیت همه پروژهها و وظایف فعال استفاده کرد و در صورت نیاز، حفرهها و مشکلات را شناسایی کنید.
ایجاد تیم به شما کمک میکند که افراد مختلف را با هم گروه کنید تا روی یک پروژه واحد کار کنند. بخش تیم شامل یک نمای کلی است که از طریق آن میتوانید پروژهها را پیگیری کنید و تب پیامها نیز برای اطلاعیهها و مکالمات گروه استفاده میشود.
در اپلیکیشن مدیریت پروژه آسانا میتوانید همتیمیها را به عنوان دنبالکننده به پروژههایی که در آن حضور ندارند، اضافه کنید تا آنها را بروز نگه دارید. در صورت وجود هرگونه مشکل میتوانید با ارسال پیام هشدار از آنها کمک بخواهید.
مدیرانِ تیم گزینههای مختلفی برای حفظ حریم خصوصی دارند. شما میتوانید از مجوزها و سایر اقدامات مربوط به حریم خصوصی برای محدود کردن سطح دسترسی به وظایف خاص استفاده کنید. همچنین امکان پنهانسازی برخی تیمهایی که کارهای حساس و مهمی انجام میدهند نیز وجود دارد.
ادغام و یکپارچهسازی آسان در اپلیکیشن Asana
ادغام برنامه آسانا یکی از ویژگیهایی است که استفاده از آن را آسان میسازد. برنامههای مختلف و پرکاربرد متعددی هستند که به خوبی با آسانا کار میکنند و میتوان اطلاعات آنها را به Asana اضافه کرد. از جمله:
- نرم افزارهای Power BI، Microsoft Team، Zoom، Outlook، جیمیل و Slack برای برقراری ارتباط و تماس.
- برنامههای Adobe Creative Cloud، OneDrive، Office365، Box، گوگل درایو و دراپباکس برای ایجاد و به اشتراکگذاری فایل.
- Harvest که یک ابزار داخلی برای پیگیری زمان و روزشمار است.
مزایای اپلیکیشن Asana
در فهرست زیر، مهمترین مزایا و ویژگیهای اپلیکیشن مدیریت پروژه Asana را مرور میکنیم:
- طراحی رابط کاربری آسانا جذاب و زیباست
- یک تقویم با استفاده آسان که همه وظایف شما همگامسازی میشود
- امکان مشاهده وظایف شخصی شما در یک مکان واحد
- ادغام و یکپارچهسازی با ایمیل
سخن پایانی
برنامه آسانا یک سیستم مدیریت محتوای فضای کاری (CMS) به صورت انعطافپذیر است که میتواند برای پاسخگویی به خواستههای طیف گستردهای از مشاغل و کسبوکارها گسترش یابد. آسانا یک اپلیکیشن مدیریت پروژه پیچیده و کاربردیست.
در صورتی که یک گروه یا تیم هستید و به دنبال ابزاری برای مدیریت وظایف و پروژهها به شکلی ساده هستید، ما برنامه Asana را به شما پیشنهاد میکنیم. این نرم افزار برای پلتفرمهای ویندوز، iOS و اندروید به صورت رایگان در دسترس قرار دارد. البته برای دسترسی به امکانات بیشتر و اضافه کردن تعداد اعضای بیشتر، باید نسخه پریمیوم آن را خریداری کنید.
دانلود نسخه اندروید Asana از فروشگاه گوگل پلی
دانلود نسخه iOS آسانا از فروشگاه App Store
همانطور که متوجه شدید، آسانا یک اپلیکیشن مدیریت پروژه با امکانات متعدد و رابط کاربری آسان است که توسط شرکتهای مطرحی استفاده میشود. نظر شما درباره اپلیکیشن Asana چیست؟ آیا از این برنامه استفاده کردهاید؟ خوشحال میشویم که تجربیات خود از کار با برنامه آسانا را با ما و دیگر کاربران سایت از بخش نظرات همین مطلب به اشتراک بگذارید.
منبع : Simplilearn